google-site-verification: googlec4e35afaded10b34.html
top of page

Zanim wpłynie pierwszy wniosek - biznesowe aspekty wdrożenia pracy zdalnej




Szanowni PRACODAWCY, SZEFOWIE PROJEKTÓW, ZESPOŁY HR, pragniemy podzielić się z Wami naszymi przemyśleniami dotyczącymi organizacji pracy zdalnej. O przepisach prawa pracy już wiadomo prawie wszystko, więc skupiamy się na tematach biznesowych i organizacyjnych.

1. Zaczynamy analizę możliwości i potrzeb:

Przyjrzyjmy się naszej firmie pod kątem zadań, realizowanych na poszczególnych stanowiskach. Głównym kryterium będzie oczywiście możliwość wykonywania ich zdalnie. Jest to niezbędne, gdyż kierownicy działów ze wsparciem zespołu HR muszą przygotować odpowiedzi na kilka zasadniczych pytań:

CZY FIRMA.....


No i jeszcze zdalna praca okazjonalna (nazywamy ją roboczo "zdalna na żądanie") - może należy przewidzieć odpowiedni zakres obowiązków lub pakiet zadań na dni, kiedy dany pracownik chce pracować zdalnie. Oczywiście możemy zlecić konkretną rzecz na bieżąco, jednak posiłkowanie się ustalonym szkieletem ułatwi płynne i efektywne przejścia z jednej formy pracy w drugą.

Kolejny problem do rozstrzygnięcia to wyróżnienie istniejących w firmie stanowisk pracy, co do których może być stosowana praca zdalna nawet stałe, które mogą być zdalne okazjonalnie, a których charakter nie umożliwia wykonywania pracy zdalnie (np. kasjer).

Wykonanie takiego zestawienia będzie bardzo pomocne zarówno w przypadku polecania pracy zdalnej przez pracodawcę, a będzie niezastąpione w przypadku, gdy pracodawca będzie musiał negatywnie odpowiedzieć na wniosek pracownika.

Jak wiemy, odmawianie pracy zdalnej powinno być umotywowane, a w przypadku niektórych grup musi być stosowane jedynie w wyjątkowych wypadkach.

Nie jest łatwo monitorować na bieżąco skalę szczególnych potrzeb, jednakże w miarę uzyskiwanej wiedzy dobrze byłoby przeprowadzać analizę zadań na stanowisku np osoby w ciąży, aby dało się je zmodyfikować i przystosować do możliwości pracy zdalnej.


Ustawa nie daje szczególnych przywilejów osobom z niepełnosprawnościami, jednakże wydaje się, że ze względów zarówno organizacyjnych jak i ludzkich, realizacja ich wniosków powinna być także traktowana priorytetowo.

Poważnym zadaniem pracodawcy staje się takie podzielenia zadań, aby udzielając zgody na pracę zdalną, jednocześnie zapewnić współpracę zespołów, przepływ informacji a także zabezpieczyć realizację ważnych zadań bezpośrednich, np. obsługę klienta w "okienku".


Wyobraźmy sobie dział, w którym teoretycznie wszyscy mogą pracować zdalnie, jednakże zawsze musi być kilka osób "na posterunku".

Możemy ustawić harmonogramy pracy tak, aby co najmniej jeden dzień w tygodniu wszyscy mogli się spotkać.


Albo rozłożyć pracę na różne dni tygodnia pilnując, aby codziennie były w biurze przynajmniej 3 osoby.


A w przypadku, gdy preferujemy pracę w biurze, jednakże udzieliliśmy zgody osobom szczególnie uprawnionym, grafik - konsekwentnie - może wyglądać jak poniżej.



Następnym ważnym aspektem organizacyjnym jest sprawdzenie technicznej możliwości pracy zdalnej, czyli analiza zasobów IT. Koniecznie musimy sprawdzić liczbę i stan komputerów i ich oprogramowanie, liczbę licencji, możliwość pracy na dyskach sieciowych, zasób elektronicznego archiwum itp.

Informatycy zwrócą szczególną uwagę na te rozwiązania, które dadzą pracownikowi możliwość łączenia się z infrastrukturą i zasobami firmy, a wymagają wcześniejszej instalacji np. VPN.

Jest to bardzo dobre narzędzie, zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa w sieci, więc nawet jeżeli potrzebujecie dodatkowych licencji, inwestycja czasu i wysiłku IT (oraz pieniędzy) na pewno będzie z pożytkiem dla firmy. Korzystanie z VPN przez pracowników jest bardzo intuicyjne i wymaga jedynie krótkiej, w zasadzie dwuzdaniowej instrukcji.

Jak już jesteśmy przekonani, że wszystko się da zorganizować, musimy rozpocząć kolejny etap procesu wdrażania pracy zdalnej w organizacji.

Czeka nas zarówno praca na dokumentach, jak i kolejny etap informatyczny - tj. przygotowanie systemu kadrowo - płacowego na rejestrację pracy zdalnej.

Opowiemy o wszystkim w następnym module a teraz przedstawiamy tylko krótką ściągę na temat zadań wg. ustawy.

TRYBY WPROWADZANIA PRACY ZDALNEJ


Kolejne odcinki:

2. ustawienie procesu HR i systemów informatycznych (kadrowo-płacowych i urlopowych)

3. stworzenie nowych i przegląd istniejących regulaminów i procedur

4. wykorzystanie narzędzi komunikacji do pracy zdalnej pracowników/działów



42 views

Commentaires


bottom of page