google-site-verification: googlec4e35afaded10b34.html
top of page

Zanim wpłynie pierwszy wniosek - biznesowe aspekty wdrożenia pracy zdalnej

Updated: Feb 24, 2023

Prezentujemy już trzeci odcinek z serii - dziś o tworzeniu nowych oraz przeglądzie istniejących regulaminów i procedur.


Podstawowym dokumentem, którego potrzebujemy w nowej sytuacji organizacyjnej jest regulamin pracy zdalnej.

W sieci jest dostępnych wiele wzorów regulaminu, więc nie będziemy zamieszczać kolejnego, jednak przestrzegamy przed przepisywaniem metodą "kopiuj-wklej", gdyż bardzo ważne jest, aby był dopasowany do Waszej firmy.

Wzór regulaminu powinniście traktować jedynie jako podpowiedź, jakie aspekty należy przedyskutować, określić w sposób techniczny lub używając terminologii, stosowanej w firmie.

Oznacza to, że powinniście zaangażować WASZYCH specjalistów z określonych dziedzin, reprezentujących różne działy biznesu np: HR, Finanse, Działy Prawne, IT, BHP itp. i razem stworzyć najlepszy dla Was dokument.

Poniżej zebrałyśmy najważniejsze punkty jakie zgodnie z Ustawą należy uwzględnić w dokumentach wewnątrzzakładowych oraz przykłady działów jakie powinny wziąć w tym procesie udział.



Przygotowany regulamin powinien być uzgodniony ze związkami zawodowymi albo - w przypadku ich braku - skonsultowany z przedstawicielami pracowników.

Jesteśmy przekonane, że proponowany dokument będzie analizowany i komentowany zarówno przez przedstawicieli "strony społecznej" jak i przez ogół pracowników, warto więc przygotować komplet informacji i wyliczeń lub zapewnić udział specjalistów w zebraniach z pracownikami.

Jakie mogą być obszary wymagające (być może) dłuższej dyskusji :




Jednocześnie z tworzeniem zasad pracy zdalnej należy zaktualizować inne Regulaminy (np. pracy), Politykę ochrony danych osobowych, Ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, Zasady korzystania z urządzeń IT poza biurem i inne procedury oraz ustalone procesy pracy, tak aby je uaktualnić i dopasować także do zdalnych warunków świadczenia pracy.

Niektóre zapisy MUSZĄ zostać umieszczone w regulaminie pracy, aby obowiązywały przy pracy zdalnej - np. zasady zdalnej obserwacji pracownika.

Poza tym jesteśmy przekonane, że umieszczenie innych ustaleń bezpośrednio w odpowiednich regulaminach / procedurach spowoduje, że i pracodawca i pracownik będą mieli wszystkie zasady z danego tematu w jednym miejscu, co ułatwi ich przestrzeganie i egzekwowanie.

Przypominamy - zaktualizowane dokumenty: regulaminy, procedury itp. koniecznie przekazujemy pracownikom do zapoznania się z nowymi zapisami.

A ponieważ nikt nie uczy się ich na pamięć, musimy zapewnić pracownikom dostępność online, tj. możliwość zdalnego dostępu w każdym czasie, chociażby poprzez umieszczenie ich w intranecie czy dyskach wspólnych.

Najlepszą metodą "przekazania do zapoznania się" jest przeprowadzenie nawet krótkich szkoleń.



Jesteśmy przeciwniczkami "szkolenia" poprzez położenie przed pracownikiem grubego wydruku regulaminu z poleceniem przeczytania i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się.

Aby treść stała się przystępniejsza można co najmniej stworzyć prezentację, która będzie prowadzić pracownika przez najważniejsze zagadnienia. Rozrysowanie zależności, użycie kolorowych diagramów a czasami nawet miłych obrazków "odczaruje" temat i zwiększy zrozumienie i zapamiętanie treści dokumentu. Omówienie zawartości z bezpośrednim przełożonym skutecznie dopełni szkolenie.

Ale skoro zajmujemy się pracą zdalną, chcemy pokazać, jak można wykorzystać narzędzia informatyczne do tworzenia i przeprowadzania szkoleń instruktażowych, niezbędnych do rozpoczęcia pracy w formie zdalnej.

Przejrzyjmy niektóre dostępne możliwości:

Niektóre z nich są szybkie i tanie w przygotowaniu, jak prezentacje, nagrane wykłady czy spotkania online np, na Teamsach.

Stworzenie form bardziej skomplikowanych graficznie, interaktywnych, wymagających współpracy z dostawcą (np. platformy szkoleniowej) będzie wymagało dłuższej pracy i/lub większego budżetu.

Być może w pierwszym okresie obowiązywania nowych przepisów należy postawić na te prostsze rozwiązania, tak aby reagować na (nieuniknioną) konieczność modyfikacji materiału w miarę zdobywania doświadczenia i weryfikacji dokumentów.

Jednak docelowo próbujcie tworzyć rozwiązania jak najbardziej interaktywne, wymagające uwagi pracowników, odpowiadania na pytania, wykonania testu itp abyście mieli pewność, że pracownik skorzystał z instruktażu, zrozumiał przekaz i będzie umiał zastosować się do ustalonych zasad.

Bardzo przydatnym dla was rozwiązaniem będzie stworzenie możliwości elektronicznego potwierdzenia przez pracowników, np. "odklikania" w formularzu faktu zapoznania się z dokumentami / materiałami a także przebycia szkolenia.



W kolejnym odcinku podzielimy się przemyśleniami na temat wykorzystania narzędzi komunikacji do pracy zdalnej działu.

36 views
bottom of page