Oferta HR Project
Elektronizacja dokumentacji
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej (w całości lub jej części) jest możliwe od stycznia 2019 roku. Dokumentem regulującym postać dokumentacji jest Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018
w sprawie dokumentacji pracowniczej. Elektronizacja dokumentacji, często zwana e-teczką, to nie tylko tradycyjne akta osobowe, ale cały (rozszerzony rozporządzeniem) katalog dokumentów, jakie musi przechowywać pracodawca:
akta osobowe
ewidencja czasu pracy
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
przydział BHP
listy płac
Zmiana formy papierowej na elektroniczną wymaga wiele pracy po stronie działów HR oraz dostosowania systemów,
w których taka dokumentacja ma być przechowywana, do wymogów rozporządzenia.
Dokumentacja może być prowadzona w postaci elektronicznej od początku zatrudniania pracownika, można również dokonywać digitalizacji poprzez odpowiednie skanowanie dokumentów mających wcześniej postać papierową i umieszczanie ich w przeznaczonych do tego systemach.
Proces elektronizacji jest wymagający od strony zarówno prawnej jak i technicznej, dlatego w ramach naszej usługi oferujemy:
wsparcie prawne ze strony Łukasza Prasołka tj. analizę regulaminu, wewnątrzzakładowych procesów HR oraz audyt poszczególnych części dokumentacji i przechowywanych w nich dokumentów;
wsparcie techniczne, za które odpowiada Anna Jankowska tj. audyt oprogramowania pod kątem zgodności
z przepisami (min. weryfikacja zgodności przechowywanych metadanych, przygotowania eksportów i plików xml na potrzeby wydawania kopii dokumentacji pracownikom), przygotowanie zaleceń dla dostawców modułów e-teczek w przypadku potrzeby dostosowania systemu do przepisów lub pomoc w wyborze dostawcy oprogramowania.
Pomożemy Państwu od etapu organizacyjnego, poprzez rozmowy z dostawcami oraz opiekę wdrożeniową nowego narzędzia. Celem jest najlepsze wykorzystanie funkcjonalności systemów, usprawnienie pracy HR, budowaniem zaufanie pracowników, unowocześnienia procesów przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa dla organizacji.
Jeżeli są Państwo zainteresowani naszą ofertą zapraszamy do kontaktu.
