google-site-verification: googlec4e35afaded10b34.html
top of page

Zanim wpłynie pierwszy wniosek - biznesowe aspekty wdrożenia pracy zdalnej

Updated: Feb 20, 2023


Jakie kroki należy wykonać w firmie, aby wdrożyć nową pracę zdalną? - temat jest obszerny, więc postanowiłyśmy go podzielić na kilka odcinków:

  1. analiza możliwości pracy zdalnej vs zabezpieczenie potrzeb biznesowych

  2. ustawienie procesu HR i systemów informatycznych (kadrowo-płacowych i urlopowych)

  3. stworzenie nowych i przegląd istniejących regulaminów i procedur

  4. wykorzystanie narzędzi komunikacji do pracy zdalnej pracowników/działów


Dziś zajmiemy się procesami i ustawieniami w obszarze procesów i programów HR:

Możemy z góry założyć, że najdalej pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów pracownicy będą pytać, jak mają się ubiegać o pracę zdalną, a nawet już będą pisać wnioski o zdalną na żądanie. Z trzech typów pracy zdalnej dwa przewidują inicjatywę pracownika, co powoduje, że pracodawca, jeśli nawet nie widzi ze swojej strony konieczności powierzania jej w formie polecenia, i tak musi być gotowy do reagowania na wnioski pracowników.





Aby firma była gotowa do realizacji nowych uprawnień pracowniczych, konieczne jest przygotowanie ścieżki wnioskowania i powiadomienie o niej pracowników. Dobrym sposobem jest stworzenie odpowiedniego formularza, prowadzącego krok po kroku. Bez względu na to, czy wnioski będą składane na papierze czy elektronicznie, powinniśmy przewidzieć pewne pola obowiązkowe do wypełnienia. Zaakceptowany wniosek elektroniczny może automatycznie generować porozumienie do wydruku lub podpisu elektronicznego tak jak to jest powszechnie praktykowane przy umowach o pracę, aneksach itp. Oczywiście najprościej jest stworzyć wniosek o zdalną na żądanie, bo będzie to szablon bliski wnioskowi o urlop czy o wyjście prywatne. W przypadku wnioskowania o porozumienie (czyli zdalną wykonywaną systematycznie), czytelny formularz spowoduje, że łatwo będzie ustalić konkretne propozycje pracownika. Ponieważ praca może być świadczona zdalnie stale tj. we wszystkie dni tygodnia/ miesiąca albo hybrydowo, tj w ustalone dni z domu a pozostałe w biurze, pomocne może być graficzne przedstawienie dni tygodnia, aby pracownik mógł jasno określić, jaka forma go interesuje.


Najprostszy schemat wniosku wyobrażamy sobie na przykład tak -->





Jak łatwo wywnioskować z układu formularza, pracownik składa swoją propozycję do swojego przełożonego, dalej dokument wędruje do kadr i następnie do osoby działającej w imieniu pracodawcy.












Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględniać wnioski pracowników, a w przypadku wybranych grup pracowniczych odmawiać tylko wyjątkowo. O grupach szczególnie uprawnionych opowiadałyśmy w pierwszym odcinku. Mamy obowiązek dokumentowania pracy zdalnej w treści umowy o pracę, poleceniem pracodawcy lub porozumieniem pracodawcy z pracownikiem (w zależności od trybu powstania tej formy pracy), więc jeśli prowadzisz dokumentację elektronicznie, powinieneś zdefiniować nowy rodzaj dokumentu do przechowywania . A w przypadku zdalnej na żądanie posiadanie kolejnych wniosków jest kluczowe do obliczenia wykorzystania limitu. Udzielanie zezwolenia na pracę zdalną to obszar decyzyjny poważnie narażony na nieprawidłowości związane z nierównym traktowaniem i dyskryminacją.

Podstawowe zasady niedyskryminacji od dawna są zawarte w kodeksie pracy, jednakże w treści nowelizacji dodatkowo wzmocniono ich wagę, wprost zakazując różnicowania praw pracowniczych osób wykonujących pracę zdalną. Ale najważniejsza jest świadomość przełożonych, że praca zdalna nie jest przyznawana pracownikom ani w nagrodę ani za karę. Podstawowymi kryteriami rozpatrywania wniosku są zadania na stanowisku i organizacja pracy w firmie. Do pracy zdalnej nie można ustawiać "kolejki", nie trzeba na nią zasłużyć, nie wolno też odsyłać do pracy w domu pracownika, który - z jakiegoś powodu - nie jest mile widziany w biurze. Odwołanie z pracy zdalnej też nie następuje za karę. Wykonywanie pracy zdalnej nie zmienia systemów czasu pracy w jakich są zatrudnieni pracownicy. Jeżeli np. pracownik jest zatrudniony w podstawowym czasie pracy codziennie do 8:00 do 16:00 to pracę zdalną powinien świadczyć dokładnie w tych samych dniach i godzinach, dla pracowników w ruchomym czasie pracy, którzy w biurze świadczyli ją po 8 godzin ale mieli zakres godzin na jej rozpoczęcie od 07:00 do 10:00, tak samo będą pracowali na zdalnym. Do pracownika "na zdalnym" nie należy dzwonić i pisać po godzinach pracy, a także dorzucać dodatkowych zadań, bo "przecież jest na miejscu i może chwilę dłużej popracować". Zlecanie pracy w nadgodzinach działa tak samo (oraz jest tak samo rejestrowane i opłacane) jak dla pracowników stacjonarnych. Wiele ostatnio mówi się o prawie pracownika do odpoczynku, warto i tym razem o tym pamiętać.


Skoro rozpoczęliśmy rozmowę o wypłatach, to najwyższy czas przygotować do nowych zadań nasz system kadrowo-płacowy i zarządzający czasem pracy, bo potrzebujemy zarejestrować nieobecności i ustalić sposób ich rozliczania. Mówimy o nich "nieobecności" chociaż są to okresy wykonywania pracy takie same jak w biurze i płatne zwykłą stawką (nie stosujemy algorytmu za nieobecności). Jednak ze względu na konieczność wykazania ich wystąpienia, powinny być odróżnialne od typowej pracy stacjonarnej. Na podobnej zasadzie już obecnie rejestrujemy delegacje pracownicze, szkolenia itp. Dodatkowo do ustalonych składników będzie można przypisać przysługujący ekwiwalent. Każdy z rodzajów ma nieco inne zasady, więc należałoby założyć w systemie do zarządzania czasem pracy trzy odrębne rodzaje "nieobecności".



Jeśli porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony, musimy mieć możliwość wpisywania rekordów bez daty końcowej a także ich skracania (bez usuwania). Praca zdalna okazjonalna (zdalna na żądanie) wymaga specjalnego potraktowania. Powinna być z góry założona dla każdego pracownika z rocznym limitem do wykorzystania, tak jak zakłada się limity urlopowe. Musimy też mieć możliwość regulacji limitu pracownika przyjmowanego do pracy w trakcie roku, jeżeli u poprzedniego pracodawcy wykorzystał już pewną część uprawnienia. Jednakże ustalenie przysługującego pracownikowi wymiaru to będzie zawsze czynność "z ręki", bo nie ma żadnego proporcjonalnego uprawnienia do podziału między pracodawców w roku kalendarzowym.

Kilka podpowiedzi, jak przeprowadzić wdrożenie nowych nieobecności, znajdziecie w naszym wpisie



Kolejne odcinki:

3. stworzenie nowych i przegląd istniejących regulaminów i procedur 4. wykorzystanie narzędzi komunikacji do pracy zdalnej pracowników/działów

81 views
bottom of page